作戦会議ノススメ

こんにちは。
en+プロジェクト　杉山です。

毎週木曜日、朝9時からスタートするミーティングがあるのはご存知でしょうか？

ここに参加しているのはウイリング 青松さん・Bチーム 田中さん・SSチーム 西さんの3名。

ぎゅっとキャラ濃縮タイプの3名が集まって、一体どんな話をしているのでしょうか。（果たしてアクティングにキャラが濃くない人がいるのか…）

プロジェクトや委員会ではありませんが、今回はこちらの毎週恒例のミーティングについてお届けしたいと思います。

◎ 議題は「手配」

この3名で話し合っているのは「手配」について

＜アクティング豆知識＞手配とは？
アクティングにご依頼いただいた各種イベントやテーマパークの仕事で必要な人数や配置を考え、安全・安心のイベント運営ができるように適切に人を配置する仕事のことです。

アクティングの仕事は、イベント運営代行業。様々なイベント会場で事前の準備から当日の運営、後片付けまでトータルで行なっています。

イベント運営と聞くと、会場で働くスタッフのイメージが強いと思います。しかし、当日、会場で働くスタッフはどこからともなく集まってきて、それぞれが適切な配置について仕事をするわけではありませんよね。

当日、問題なくイベント運営ができるようにするためには事前の準備が重要。そのひとつが「手配」という業務。

アクティングでは「スタッフコーディネーター」と呼ばれる事務所内で働く社員が「手配」を担当しています。

イベントは遠方の会場の場合もありますし、早朝からの勤務や、終電近くまでの勤務、深夜に及ぶ場合もあります。そのため、誰でも入れる人ならOK！ということではなく、例えば「朝7時までに●●駅に到着できる人」「〜駅からの終電が●時以降の人」といった細かい条件がある場合も。

また、当日のスタッフが初めてアクティングで働く人ばかりになってしまうと、働くスタッフ自身も不安になってしまいますよね。しっかりとフォローしながら、滞りなくイベントが進行できるようにバランスを見ながら、誰にどの仕事をお願いするのかを考えてシフトを組んでいきます。

これが１つのイベントだけであれば、スムーズにいくかもしれません。しかし、アクティングでは基本、毎日イベントやテーマパークの仕事を請け負っています。

数会場でのイベントが重なり、１日に数百人のアルバイトスタッフの方に仕事をお願いすることも多々あります。

そうなると、一筋縄ではいきません。
そこで重要なのが「事前の準備」と「情報共有」

いつ、どのタイミングで、どんな仕事の依頼が来るのか、どのくらいのどのくらいの人数が必要になるのかといった、先の予定をしっかりと把握し、いつどのタイミングからどの手順で手配を進めていくのか、各チームの状況を把握した上で、しっかりと計画を立てて動く必要があります。

そのために行われているのが「手配ミーティング」

各チームのスタッフコーティネーターの代表者が集まり、情報共有と今後の動きについて話し合います。

一言で表すと「手配のための作戦会議」と言ったところでしょうか。

ここで立てた作戦を持ち帰り、3名がそれぞれのチームに展開し手配を進めていきます。

作戦会議は毎週、毎週行う必要があるの？と思う方もいるかもしれませんが、イベントは生き物。日々状況が変わります。新しいご依頼をいただくことも。

だからこそ常に状況を把握し、情報を共有しあうことが大切なんですよね。

◎イベント運営は「会場」だけではない

イベント運営は当日だけではなく、事前の準備があるからこそ成り立っているもの。

スタッフコーディネーターの仕事は、電話やメールがメイン。

会場でお客様の笑顔を見たり、お客様から直接、接することが出来る仕事ではありませんが、手配の仕事もイベント運営のひとつ。

スタッフコーディネーターの活躍がなければイベントの成功もないと言っても過言ではないくらい、イベント運営にとって重要な仕事です。

会場で働く社員と同様に、イベント運営には欠かせない存在がスタッフコーディネーターなんです。

アクティングでは、当日イベント会場で働く社員はもちろん、スタッフコーディネーターや経理、総務、採用、アルバイト募集など様々な仕事を担当する社員が働いています。

その仕事、ひとつ、ひとつがあり、互いに連携しあえているからこそ「最高のサービス」をお届けすることができるのだと思います。

今回は、縁の下の力持ち「スタッフコーディネーター」の仕事と「手配ミーティング」についてお届けしました。

◎編集後記

今回から杉山の投稿記事に気まぐれで編集後記を付けてみることにしました。（ただの個人的な感想などです）

10年以上前の話になりますが、アルバイトとしてアクティングで手配の仕事をしていました。元々は会場で働いていたということもあり、事務所で仕事をすることになった時は、正直なところ「事務の仕事か～。会場で働きたいなぁ」と思っていました。

でも、いざやってみると面白い。
イメージがガラッと変わりました。
めちゃくちゃ会話するやん！
めっちゃ楽しいやん！って。

実際に今、手配として活躍している社員は、何百人といるスタッフ一人ひとりのことをよーく知っているんです。本当にすごい！

名前はもちろん、学生ならどこの学校で何を勉強しているか、どんな仕事に入ってもらったか、他にどんなバイトをしているか…など細かい情報までしっかりと覚えている。

これは、スタッフとのコミュニケーションがしっかりと取れているからこそできること。電話やメールといったツールを使ってのやり取りですが、そこには「温度」のある会話のキャッチボールが生まれています。

お客様に直接「手配」と言う業務を見ていただくことはありませんが、お客様にお届けする最高のサービスのために、社内で奮闘しているスタッフコーディネーターという仕事があるということを知っていただければ嬉しいです。

ということで、本日はこの辺りで。
本日もご覧いただきありがとうございました。
またのお越しをお待ちしております。