アクティング参加者目線で考える

こんにちは。
en+プロジェクト　杉山です。

新年度がスタートしてから、あっという間に4月が終わり、気付けばもう5月下旬。時間が過ぎるのが年々早く感じる様になってきました。

そう言えば、前にも書いたかもしれませんが、「年齢を重ねるごとに時間が早く過ぎるように感じる」という現象には細胞の劣化や細胞分裂の上限回数が関係しているという科学的な説があるそうです。

同じ時間と年齢の関係でも、19世紀の哲学者ポール・ジャネが唱えた「人生のある時期に感じる時間の長さは年齢の逆数に比例する（生きてきた年数で1年の相対的な長さが小さくなる＝時間が早く感じる）」という心理学的に説明したジャネーの法則と言うものもあります。

同じ物事ひとつ取っても、見る角度や、見る人、見るポイントが違うことで様々な考え方が生まれますよね。なんだかおもしろいなぁ…と感じました。

さて、前置きが長くなりましたが、今回は「ガイダンス委員会」にスポットをあてたいと思います。

ガイダンス委員会は「アルバイトガイダンス」について話し合う委員会。

アルバイトガイダンスとは、面接後採用になったアルバイトスタッフの方にアクティングで働く上で知っておいていただきたいことやルールなどをお伝えする場。

このガイダンスに関わる様々な業務を担当しているのが「ガイダンス委員会」です。

定例ミーティングは月２回程度。
毎日３回開催されるガイダンスを誰が担当するのか、各チーム、各自の業務とのバランスを取りながら、シフトを半月分ずつ決めています。

募集担当者より毎月の採用予定者数を出してもらい、その人数を採用するためには、１ヶ月間で何回ガイダンスを開催すれば良いのか、１回あたりに受け入れる人数は何人にするのか。会場が使えない時は、人数を限定して小さめの部屋で実施できないかなどを検討しながら、ガイダンス実施日時と、担当シフトを決めていきます。

これが意外と時間がかかる…。
忙しい時期ほど時間がかかります。

「○月○日○曜日です。１回目、いかがですか？」から始まり、「この日、うちいきます！」「この日はちょっと厳しいです」「あ、それなら、うちが何とかします！」と言った会話が繰り広げられています。

全チームの仕事の依頼状況などを考慮しながら、全チームが協力し、開催されているのがこの「ガイダンス」なんです。

さて。ガイダンス委員会の活動は、シフトを決めるだけ…ということではありません。

力を入れているのが「ガイダンスをより良くする」こと

例えば、

ありとあらゆることを、ガイダンス担当者としての目線と、自分がもしガイダンスを受ける側だったら…という参加者目線で意見を出し合い、改良を進めています。

最近、ガイダンス委員会で取組んでいることとしては、1回あたりのガイダンスにご参加いただける人数の拡大と、時間の短縮。

ありがたいことに、ご応募いただいている方が多くガイダンスにお越しいただくまでに少し時間をいただく場合がありまあした。

そのため、１回あたりの参加人数を増やすことは急務！ということで、現在は、１回あたりの参加人数を２名ずつ増やし、これまでより１日あたり＋６名の方にご参加いただけるようになりました。

1回あたりの参加人数を増やすことって、そんなに難しいことなの？と思うかもしれません。確かに、単純に参加人数を増やすだけであれば、すぐに出来ることです。

しかし、人数を増やした結果、1回あたりのガイダンスの時間が予定時間よりも伸びてしまう可能性や、一人ひとりの対応が疎かになってしまったり、ボーっと待たせる時間が出来てしまったら、参加する側としたらどんな風に感じるのか。どんな気持ちになるのか。

会社側の意向や状況だけを考慮するのではなく「自分が参加者なら」という視点を常にもち改善を進めた結果、１回あたり＋２名というところになりました。

また、ガイダンスの長さについては、

ここをこうしてみたら、今よりも少しだけど短縮できそう。この方が参加者も手間がかからないからいいんじゃない？ここはどうしても削れないよね。

そんな会話をしながら、今の時間が適正なのか。もう少し短くできるところがあるのではないか検討しています。

時間を短縮すると言っても、早口にする訳にも、大切な内容を削る訳にもいかないので、段取りを変えてみたり、手順を変えてみたり、１分でも短縮できそうな方法があれば１つずつ試す。この繰り返しです。

今後も、ガイダンス委員会のメンバーだけの意見ではなく、他の社員の声や他社の事例なども織り交ぜながら、より良いガイダンス作りを進めていきます！

ということで、本日はこのあたりで。
ご覧いただきありがとうございました。
またのお越しをお待ちしております。

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